في الفاتح من نيسان برئاسة السيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون الأدارية الدكتور أكرم محمود حسين وعضوية رؤساء الاقسام والمعنية في مكتبه الرسمي يوم الأربعاء الموافق ١٣ آذار ٢٠١٩ . بحث الأجتماع سبل التهيئة والاستعدادات وأهم الآليات التي من شأنها اقامة احتفالية ناجحة بكل المعايير كما تمت فيه تسمية اهم اللجان الفرعية التي ستعمل بمجموعها على انجاح الأحتفالية واختتم أعماله بالتشديد على أهمية المباشرة بالعمل والايعاز لكل اللجان بالبدء بمسؤولياتها المناطة بها .