المقدمة

تُعد شعبة البريد المركزي في رئاسة جامعة الموصل من الشعب الإدارية المهمة، لما تؤديه من دور في تنظيم حركة البريد والمراسلات الرسمية الصادرة والواردة، الورقية والإلكترونية، ومتابعة تسجيلها وتوثيقها وحفظها وتوزيعها وإرسالها إلى الجهات المعنية.

الرؤية العامة لشعبة البريد المركزي

تتمحور أهداف البريد المركزي في رئاسة جامعة الموصل حول تحقيق كفاءة المراسلات وتوحيد المرجعيات والتحول نحو البريد الإلكتروني، مما يعزز من الروتين وسرعة وكفاءة ووضوحها، والتوثيق والأرشفة والتحول الرقمي ورفع الكفاءة التشغيلية للمراسلات الرسمية داخلياً وخارجياً بسرعة وكفاءة، وضمان الشفافية والتحول الرقمي، ورفع الكفاءة التشغيلية وتحسين مؤشرات الأداء وإنجاز البريد بالسرعة القصوى والالتزام بالتعليمات والضوابط الإدارية بما يخدم العمل الإداري في رئاسة الجامعة.

الأهداف العامة لشعبة البريد المركزي

1. تنظيم حركة البريد والمراسلات الرسمية الصادر والوارد الورقي والإلكتروني في رئاسة الجامعة.

2. ضمان تسجيل وتوثيق الكتب الرسمية وحفظها وفق أرشفة ورقية وإلكترونية.

3. الحفاظ على سرية المخاطبات الرسمية ودقة تداولها وسرعة إنجازها.

4. تحقيق الانضباط الإداري في متابعة البريد بين تشكيلات الجامعة.

5. دعم العمل الإداري في رئاسة الجامعة من خلال تنظيم شؤون البريد بكفاءة.

الهيكل التنظيمي لشعبة البريد المركزي

تتكون شعبة البريد المركزي من الوحدات الآتية:

1. وحدة الصادرة

2. وحدة الواردة

3. وحدة التسجيل والأرشيف

4. وحدة صحة الصدور والبريد الإلكتروني

الأهداف الخاصة بالوحدات التابعة لشعبة البريد المركزي

أولاً: وحدة الصادرة

عمل الوحدة

إرسال الكتب الصادرة بعد إنجازها من قبل البريد المركزي (وحدة الصادرة) إلى كافة الجهات ذات العلاقة داخل الحرم الجامعي وخارجه، إضافة إلى محافظة نينوى والمحافظات العراقية الأخرى.

مهام وحدة الصادرة

1. تسجيل الكتب الصادرة والواردة في السجلات الخاصة بها.

2. توثيق بيانات المراسلات الرسمية بدقة من خلال التسجيل.

3. حفظ السجلات وفق التعليمات الإدارية المعتمدة.

4. تسهيل عمليات البحث والرجوع إلى الكتب الصادرة للسنوات السابقة عند الحاجة إليها.

5. ختم بأدق تفاصيل الكتب إذا كانت تحتوي على مرفقات أو أوليات أو أقراص CD إلخ.

6. تعد السجلات الورقية من المراجع المهمة لدى شعبة البريد المركزي لحفظ المعلومات، فهي عامل مساعد للأرشفة الإلكترونية.

ثانياً: وحدة الواردة

عمل الوحدة

استلام الكتب كافة المعنونة إلى الرئاسة أو الجامعة.

مهام وحدة الواردة

1. استلام الكتب الرسمية الواردة إلى رئاسة الجامعة من داخل الجامعة وتشكيلاتها ومن وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والدوائر الحكومية وغير الحكومية كافة.

2. تدقيق الكتب الواردة والتأكد من سلامتها وأن تكون مرفقة من الجهة الصادر منها.

3. تنظيم عملية توزيع البريد الوارد على الكليات والمراكز والمديريات والأقسام والشعب والوحدات المختصة بشكل مستمر يومياً أثناء الدوام الرسمي.

4. المحافظة على سرية الكتب الواردة وتجنب التأخير في توزيعها.

5. يتم تسليم البريد وفق سجلات ذمة من قبل المخولين حصراً.

ثالثاً: وحدة التسجيل والأرشيف

عمل الوحدة

استلام وتسليم الكتب من خلال المخولين الذين يتم تخويل إضافة إلى ختم خاص بهم وذلك ضماناً لحقوق الجميع.

مهام وحدة التسجيل والأرشيف

1. تسجيل الكتب الصادرة والواردة في السجلات الخاصة بها.

2. توثيق بيانات المراسلات الرسمية بدقة من خلال التسجيل.

3. حفظ السجلات وفق التعليمات الإدارية المعتمدة.

4. تسهيل عمليات البحث والرجوع إلى الكتب الصادرة للسنوات السابقة عند الحاجة إليها.

5. ختم بأدق تفاصيل الكتب إذا كانت تحتوي على مرفقات أو أوليات أو أقراص CD إلخ.

6. تعد السجلات الورقية من المراجع المهمة لدى شعبة البريد المركزي لحفظ المعلومات، فهي عامل مساعد للأرشفة الإلكترونية.

رابعاً: وحدة صحة الصدور والبريد الإلكتروني

عمل الوحدة

هو إرسال الكتب الصادرة من رئاسة الجامعة إلى كافة تشكيلات الجامعة عن طريق البريد الإلكتروني، وذلك لاختصار الوقت والتوجه نحو الأتمتة الإلكترونية، وأن جميع الإيميلات مسجلة ومصادق عليها من مركز الحاسبة وحسب المواقع الأصولية لسلامة الجهة المرسل منها والمرسل إليه.

مهام وحدة صحة الصدور والبريد الإلكتروني

1. تدقيق صحة صدور الكتب الرسمية الصادرة من رئاسة الجامعة.

2. التأكد من مطابقة الكتب الرسمية المعتمدة قبل إرسالها لسلامة إيصال المعلومات بشكل صحيح وسريع.

3. الحفاظ على مصداقية المخاطبات الرسمية الصادرة من الجامعة.

4. استلام وإرسال المراسلات الرسمية عبر البريد الإلكتروني المسجل رسمياً.

5. تنظيم البريد الإلكتروني الرسمي وحفظه حسب السياقات الإدارية والفنية.

6. متابعة المراسلات الإلكترونية الواردة والصادرة بشكل مستمر على مدار اليوم.

7. الحفاظ على سرية وأمان المراسلات الإلكترونية الرسمية.

8. تعد هذه الوحدة من الوحدات المهمة الفعالة من خلال إسهامها في اختصار الوقت والتخلص من أجهزة الاستنساخ والأوراق والأحبار وعدم الاعتماد على السياقات الورقية السابقة المعتادة.