أولاً: نبذة عن الشعبة

   تُعدُّ شعبة الإجراءات الفنية من الركائز الأساسية في المكتبة المركزية حيث تمثل العمود الفقري للعمل المكتبي وتنظيم المجموعات المكتبية على كافة مصادرها. وتهدف الشعبة إلى بناء نظام مكتبي متكامل يسهل الوصول إلى مصادر المعرفة والمعلومات ويضمن تطوير المكتبة بما يتوافق مع متطلبات البحث العلمي والتعليم الجامعي. كما تعتبر الشعبة بوابة المعرفة المنظمة التي تسهم في تحسين كفاءة الخدمات المقدمة للمستفيدين وتدعم عملية الرقمنة والتحديث المستمر لمجموعات المكتبة.

 

ثانياً: مهام الشعبة

1. مهام التزويد

• اختيار واقتناء مصادر المعلومات عبر الشراء الإهداء أو التبادل وفق معايير محددة تشمل الحداثة الموضوعية وجودة الطباعة والتجليد.
• تدقيق جميع المصادر الحديثة في سجلات قيد التزويد للحد من التكرار في المصادر.
• تسجيل المصادر المختارة وفق سياسة المكتبة وإدراجها في سجلات القيد الشاملة ورقيًا وآليًا بعد ختمها بختم التزويد في مواضع محددة.
• لصق ملصقات RFID (Tags) على جميع الكتب والرسائل الجامعية بعد اعتماد نظام الفهرس الآلي (Koha) ووضع أجهزة الإعارة الذاتية في صالة المكتبة.
• إيداع بعض الكتب في المكتبات الفرعية والمراكز البحثية لسد احتياجاتها وفق السجلات الرسمية.
• تقديم التدريب العملي لطلبة قسم المعلومات وتقنيات المعرفة إضافةً إلى التدريب الصيفي للطلاب.

 

2. مهام الفهرسة والتصنيف

• تنظيم مصادر المعلومات من خلال الفهرسة الوصفية وفق قواعد الفهرسة الإنكلو-أمريكية (الطبعة الثانية) والفهرسة الموضوعية باستخدام نظام تصنيف ديوي العشري (الطبعة 23) مع الاستناد إلى قوائم رؤوس الموضوعات العربية القياسية لشعبان عبد العزيز خليفة.
• وضع الليبلات العربية والأجنبية على المصادر التي تم معالجتها فنيًا وإرسالها إلى قاعات المكتبة لتكون جاهزة للاستخدام.

 

3. مهام الإهداء والتبادل

• استلام مصادر المعلومات الواردة من الجهات المتبرعة سواء أشخاصًا أو هيئات.
• فرز المصادر وعزل ما لا يتوافق مع سياسة المكتبة.
• إنشاء قوائم إلكترونية بالمصادر المهداة وإعداد كتب شكر للجهات المانحة.
• تنظيم قوائم الكتب المكررة لإهدائها للمكتبات الفرعية أو الجهات الأخرى.
• تفعيل تبادل الكتب والوثائق مع مكتبات أخرى عند الحاجة والطلب.

 

    4. وحدة صيانة وترميم المصادر والمخطوطات

• تم تطوير الوحدة وضمن مشرع استعادة المكتبة المركزية والتي تبنته منظمة اليونسكو بدأ العمل في الوحدة بصورتها الجديدة بداية شهر تموز من العام 2025 حيث تم تجهيز الوحدة بمجموعة من الأجهزة والأدوات الخاصة (بالحفظ والصيانة والترميم والتجليد) وتم تدريب العاملين في الوحدة على الأساليب الجديدة للصيانة والترميم وعلى الأجهزة المخصصة للوحدة
•  حفظ وترميم وصيانة المصادر المهمة مثل الكتب النادرة والمخطوطات ومجلدات الدوريات المطبوعة والوثائق المتنوعة والمطبوعات المتضررة لضمان استمرار استخدامها من قبل الأجيال القادمة وحفظ الإرث الحضاري للمدينة.
• الحفاظ على المجموعات النادرة والمكتبية من التلف من خلال التجليد والصيانة المنتظمة.
•  استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لعمل البطاقات التعريفية لبعض المصادر المتضررة او التالفة والتي يصعب الوصول الى بياناتها الببليوغرافية نتيجة الضرر وتقادم اوراقها وعلى الاخص صفحات العنوان. 
• إعداد قوائم إلكترونية بجميع المصادر التي تم تجليدها وصيانتها وترميمها.
• رقمنة الكتب النادرة والمخطوطات المهمة بعد عملية صيانتها وترميمها.

    5. وحدة الفهرس الآلي

   تضم الشعبة وحدة حيوية تُعنى بتنظيم المجموعات المكتبية وربط المكتبات الفرعية بالفهرس المركزي وتشمل مهامها:

•  استيراد التسجيلات الببليوغرافية من قاعدة البيانات العالمية OCLC عبر بروتوكول Z39.50 ومن خلال البحث عن (العنوان، المؤلف، الموضوع، رقم ISBN، الناشر)
• استيراد التسجيلات الببليوغرافية من الفهرس العربي الموحد.
• استيراد التسجيلات الاستنادية للمؤلف ورؤوس الموضوعات من الفهرس العربي الموحد.
•  ربط المكتبات الفرعية لكليات جامعة الموصل ومراكزها بالفهرس الآلي للمكتبة المركزية.
• متابعة عمل المخولين بالمكتبات الفرعية والإجابة على استفساراتهم بشكل مستمر.
•  إعداد الإحصائيات والتقارير السنوية للتدخلات على النظام.
•  تنظيم الدورات التدريبية المتخصصة حول نظام الفهرس الآلي (Koha) للموظفين وطلاب التدريب الصيفي.

 

ثالثاً: النشاطات الأساسية للشعبة

• تسجيل جميع المصادر في سجلات القيد الشاملة وفرز النسخ المكررة لإهدائها لبقية مكتبات الجامعة.
• إقامة الدورات المتخصصة في الفهرسة، التصنيف، التزويد، والفهرس الآلي.
• تقديم المشورة الفنية لموظفي المكتبات الفرعية والمكتبات الأخرى.
• تسهيل وصول طلاب البحوث والدراسات العليا إلى المصادر المطلوبة.
• استقبال الجولات التعليمية لطلاب المدارس وطلاب الجامعة لتعريفهم بدور المكتبة وخدماتها.
• إعداد الإحصائيات الأسبوعية، الشهرية، والسنوية لكافة العمليات الفنية بالمكتبة.
• استقبال طلاب التدريب الصيفي وتدريبهم على إجراءات التزويد، الفهرسة، وصيانة الكتب.
• المشاركة في المعارض والمهرجانات والفعاليات التي تنظمها الجامعة لتعزيز مكانة المكتبة.

 

رابعاً: التقنيات الحديثة المستخدمة

   تسعى الشعبة إلى تبني أحدث التقنيات المكتبية لتحسين جودة الخدمات وتشمل:

• تقنية RFID: تسهل عمليات الجرد والفهرسة وتسرّع حركة الإعارة وتساهم في الحفاظ على مقتنيات المكتبة.
• الفهرس الآلي (Koha): يربط المكتبة بالمكتبات الفرعية ويتيح الوصول الإلكتروني إلى المصادر وتحديث قواعد البيانات بشكل مستمر.
• تقنية RFID : هي اختصار لـ (Radio Frequency Identification) من أهم التقنيات الحديثة المستخدمة في أتمتة العمل المكتبي، وخاصة في الإعارة الآلية بالمكتبات الجامعية؛ لأنها تساعد على تسريع الخدمات وتقليل الجهد البشري وتحسين إدارة المجموعات المكتبية، وهذه الخدمة متداخلة ما بين شعبة الإجراءات الفنية وشعبة خدمات المستفيدين.

 

خامساً: التوجهات المستقبلية للشعبة

• توسيع قاعدة الفهرس الآلي لربط جميع مكتبات الجامعة بمستودع رقمي موحد.
• زيادة الرقمنة للمصادر الورقية القديمة والنادرة لضمان حفظها وإتاحة الوصول إليها إلكترونيًا.
• تحسين الخدمات الإلكترونية لتسهيل البحث والاستعارة للمستفيدين عن بُعد.
• تقديم مزيد من البرامج التدريبية المتقدمة للموظفين وطلاب التدريب الصيفي.
• تطوير وتوسيع نطاق العمل في وحدة صيانة وترميم المصادر والمخطوطات، وتوفير كافة الأجهزة والأدوات الأولية للوحدة، والمشاركة محليا ودوليا بالدورات لدعم وتطوير العاملين في الوحدة.