شعبة الشؤون الإدارية
أولاً: نبذة عن الشعبة
تُعَدُّ شعبة الشؤون الإدارية من الركائز الأساسية في هيكل المكتبة المركزية بجامعة الموصل إذ تضطلع بدورٍ حيوي في تنظيم الأعمال الإدارية وتنسيق الإجراءات التي تضمن سير العمل بانسيابية وكفاءة عالية. تسهم الشعبة بشكل مباشر في تحقيق أهداف المكتبة ورسالتها من خلال إدارة الموارد البشرية والإدارية ومتابعة تنفيذ التعليمات وتوفير الدعم اللازم لجميع الوحدات والشعب التابعة للمكتبة.
ثانياً: مهام الشعبة
تتولى شعبة الشؤون الإدارية مجموعة من المهام الرئيسة التي تُسهم في تحقيق الانضباط الإداري وتطوير الأداء المؤسسي ومن أبرزها:
- وضع الخطط والأهداف الإدارية بما يتماشى مع رؤية ورسالة المكتبة المركزية واستراتيجيات جامعة الموصل.
- تنظيم الإجراءات الإدارية والوظيفية لضمان تنفيذ الأعمال اليومية بكفاءة وفعالية.
- تقييم أداء الموظفين بصورة دورية لمتابعة مستوى الإنجاز وتحسين الأداء وضمان التطور المهني المستمر لكوادر المكتبة.
- إعداد التقارير الدورية ورفعها إلى الإدارة العليا لمتابعة سير العمل والنتائج المتحققة والمساهمة في اتخاذ القرارات المناسبة.
- تنظيم الاجتماعات الدورية مع الموظفين لتبادل المعلومات ومناقشة التحديات وتوحيد الجهود بما يسهم في تطوير بيئة العمل وتحقيق الأهداف المشتركة.
ثالثاً: إدارة الموارد البشرية
تُعنى شعبة الشؤون الإدارية بإدارة الموارد البشرية الخاصة بكادر المكتبة المركزية وتُعَدّ هذه المهمة من أهم مسؤولياتها لما لها من أثر مباشر في ضمان كفاءة العمل واستمرارية التطوير المهني. وتشمل مهامها في هذا المجال:
- متابعة ملفات الموظفين من حيث التعيينات والعقود والإجازات والترفيعات والنقل والتقاعد.
- تنظيم سجلات الحضور والانصراف ومراقبة الالتزام بالدوام الرسمي.
- إعداد كتب الترشيح والتكليف الإداري ومتابعة المخاطبات الرسمية الخاصة بشؤون المنتسبين.
- تنفيذ تعليمات الموارد البشرية الصادرة عن رئاسة الجامعة ومتابعة تطبيقها داخل المكتبة.
- رعاية التطور المهني من خلال متابعة الدورات التدريبية وورش العمل التي تسهم في رفع كفاءة العاملين.
- بناء قاعدة بيانات إدارية متكاملة تشمل جميع المنتسبين لتسهيل عمليات المتابعة والتخطيط الإداري المستقبلي.
رابعاً: ضمان الجودة وتطوير الأداء
تُولي شعبة الشؤون الإدارية اهتمامًا خاصًا بتطبيق معايير ضمان الجودة الإدارية والمكتبية انطلاقًا من حرص المكتبة على الارتقاء بخدماتها وتجويد أدائها المؤسسي. وتشمل مهامها في هذا الجانب:
- تطبيق معايير الجودة الشاملة في جميع العمليات الإدارية والفنية داخل المكتبة.
- إعداد تقارير تقييم الأداء السنوية بالتنسيق مع وحدة ضمان الجودة في المكتبة ورفعها إلى الجهات المعنية في الجامعة.
- توثيق الإجراءات الإدارية وفق النماذج المعتمدة لضمان الشفافية والدقة في العمل.
- متابعة تنفيذ خطط التحسين المستمر بناءً على نتائج التقويم الداخلي والخارجي.
- تنظيم ورش عمل ودورات توعوية حول ثقافة الجودة والتميز الإداري بين منتسبي المكتبة.
خامساً: المجالات المرتبطة بعمل الشعبة
تُشرف الشعبة على عدد من المجالات الحيوية التي تدعم سير العمل الإداري والفني في المكتبة وتشمل:
- الجانب الإعلامي: من خلال تعزيز التواصل الفعّال وتغطية النشاطات والفعاليات المقامة في المكتبة وتوثيقها بالصور والفيديو ونشرها عبر المنصات الإعلامية الرسمية.
- السيطرة المخزنية: عبر متابعة وتنظيم حركة المواد والأجهزة والأثاث وتحديث السجلات المخزنية بشكل دوري لضمان الاستخدام الأمثل للموارد.
- السلامة العامة: بالإشراف على تطبيق إجراءات السلامة والأمان داخل المكتبة والتنسيق مع الجهات المختصة في الجامعة لتأمين بيئة عمل آمنة للموظفين والرواد.
- الأمور المالية والإدارية: من خلال إدارة الشؤون المالية لكادر المكتبة وتنظيم السجلات بالتنسيق مع وحدة الحسابات لضمان الشفافية والدقة في المعاملات المالية.
سادساً: الجانب الإعلامي والتوثيقي
تُولي الشعبة اهتماماً خاصاً بالتوثيق والإعلام بوصفهما وسيلتين أساسيتين للتعريف بأنشطة المكتبة وخدماتها. وتشمل مهامها:
- توثيق النشاطات والفعاليات بالصور والفيديو وأرشفتها.
- نشر الأخبار والأنشطة الثقافية والعلمية على المنصات الرسمية.
- التنسيق الإعلامي مع وحدات الجامعة لإبراز إنجازات المكتبة وتعزيز حضورها المؤسسي.
سابعاً: دور الشعبة في دعم العمل المؤسسي
تلعب شعبة الشؤون الإدارية دوراً محورياً في نجاح المكتبة المركزية من خلال إدارة الجوانب الإدارية والتنظيمية كافة والمساهمة في تعزيز الكفاءة المؤسسية والالتزام المهني. وتمثل الشعبة حلقة وصل بين الإدارة العليا وبقية الشعب والوحدات وتسعى إلى خلق بيئة عمل متعاونة ومحفزة للإنجاز تواكب التطورات الإدارية الحديثة وتسهم في الارتقاء بالمكتبة إلى مصاف المكتبات الجامعية المتقدمة.
